Archiwizacja Dokumentów

OUSTOURCING Archiwum - Przechowywanie dokumentów firm istniejących

W sytuacji gdy rozrost firmy nie przekłada się na zwiększenie powierzchni magazynowej najkorzystniejszym rozwiązaniem jest outsorcing! Archiwa Kujawsko-Pomorskie przejmą zalegające akta co umożliwi dalsze funkcjonowanie Państwa firmy bez kosztownego wydzielania dodatkowej przestrzeni na archiwum. Wybór zewnętrznego przechowawcy to przede wszystkim oszczędności na przygotowaniu odpowiednich pomieszczeń ale również brak kosztu utrzymania – ogrzewania czy zabezpieczenia. Ale co też często ważniejsze, stwarza możliwości efektywniejszego wykorzystania posiadanej przestrzeni.

W ramach usługi oustourcingowej proponujemy:

• Przechowywanie akt w pomieszczeniach odpowiednio do tego przygotowanych, spełniających wszelkie normy obowiązujące firmy wpisane na listę przechowawców
• Zabezpieczenie akt przed dostępem osób nieupoważnionych w pomieszczeniach zabezpieczonych alarmem i systemem przeciwpożarowym.
• Bezpłatne udostępnianie zasobów archiwalnych osobą upoważnionym
• Skanowanie akt znajdujących się w przechowywanym zasobie w celu przesłania do klienta drogą elektroniczną potrzebnych materiałów
• Analiza zasobów pod kątem kończenia się okresu przechowywania z wydrukiem i przedstawieniem spisu do podjęcia decyzji przez właściciela akt odnośnie ich dalszego przechowywania lub niszczenia.
• Niszczenie akt zdeponowanych w archiwum po okresie obowiązkowego przechowywania wraz ze sporządzeniem protokołu niszczenia.

Nasze archiwum zabezpieczono w standardzie:

• Instalacja alarmowa antywłamaniowa
• Instalacja dymowa (pożarowa)
• System gaśnic automatycznych
• Drzwi przeciwpożarowe PE 120

Przechowywanie dokumentów podmiotów zlikwidowanych bądź będących w likwidacji

Na podstawie kontroli przeprowadzonej przez Urząd Marszałkowski w Toruniu, Spółka Archiwa Kujawsko-Pomorskie uzyskała pozytywną ocenę swojej działalności. Uzyskując prestiżowy wpis nr 19 / 2014 w rejestrze przechowawców akt płacowych i osobowych prowadzonym przez Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego. Procedury formalne jakie Archiwum musiało spełnić, świadczą o odpowiednim przygotowaniu zaplecza technicznego do wieloletniego przechowywania powierzonej dokumentacji. Pozwalają również na profesjonalną i w pełni akceptowalną przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, obsługę byłych pracowników zlikwidowanych firm, których akta znajdują się w zasobach Archiwum. Wystawiane świadczenia o zatrudnieniu w upadłej firmie są akceptowalne przez ZUS tylko jeśli firma przechowująca, jest wpisana na listę przechowawców co wyróżnia nas na tle konkurencji.

Od początku funkcjonowania, Archiwum ściśle współpracujemy z osobami zajmującymi się likwidacją upadłych Spółek. Syndycy, oprócz wsparcia księgowego mogą liczyć na elastyczne i dogodne formy rozliczeń finansowych. Brak płynności to problem, prowadzący często do oddalenia przez Sąd wniosku o upadłość. Stawki za wykonane usługi negocjujemy indywidualnie, dopasowując cennik do realnych możliwości klienta. Priorytetem prócz zadowolenia z dobrze wykonanej usługi, jest otwarcie drogi do stałej i wieloletniej współpracy.

Bezpieczne niszczenie dokumentacji niearchiwalnej

Dokumentacja niearchiwalna, to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązkowego okresu przechowywania została wybrakowana i przeznaczona do zniszczenia. Usługa niszczenia dokumentacji wybrakowanej, polega na bezpiecznej utylizacji. Do wykonania procesu niszczenia wykorzystujemy profesjonalną niszczarkę dokumentów spełniającej wygórowane normy niszczenia dokumentu (stopień tajności 3 - cięcie 3,8 mm x 48 mm) - co gwarantuje, że poddane brakowaniu papiery są całkowicie niezdatne do ponownego odczytania. Niszczeniu podlegają zarówno dokumenty papierowe, jak i inne nośniki danych np. płyty CD.

Po wydzieleniu przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, sporządzamy niezbędne dokumenty dotyczące brakowania: spisy zdawczo odbiorcze, protokoły przekazania czy wnioski do właściwego Archiwum Państwowego.

Państwo otrzymujecie, po wykonaniu przez nas usługi gwarancję potwierdzoną certyfikatem, że dokumenty zostały zniszczone w sposób poufny i profesjonalny.

Tworzenie od podstaw oraz doradzanie w zakresie organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych

Dzięki wieloletniemu doświadczeniu z zakresu tworzenia archiwów możemy dzielić się wiedzą z zakresu organizacji i sprawnego funkcjonowania archiwów zakładowych. Czym charakteryzuje się dobrze zorganizowane Archiwum zakładowe. Spełnia dwie podstawowe funkcję: odciąża poszczególne komórki organizacyjne od dokumentacji, która jest już zbędna do bieżącego funkcjonowania, ale której okres obligatoryjnego przechowywania jeszcze nie upłynął oraz zabezpiecza i przechowuje, materiały archiwalne, które po upływie obowiązkowego czasu przechowywania trafiają do archiwum państwowego, bądź są brakowane. Dodatkowe, do sprawnego funkcjonowania każdego archiwum zakładowego niezbędne są określone działania zakładu pracy, do których należy:

• wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej, wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego
• zorganizowanie właściwego lokalu dla archiwum zakładowego oraz jego odpowiedniego wyposażenia
• przekazanie archiwum w ręce osoby przeszkolonej w zakresie archiwizacji i przygotowania akt do długoletniego przechowywania

Posiadanie sprawnie działającego archiwum zakładowego, to pewność zachowania materiałów archiwalnych w odpowiednim stanie przez cały okres przechowywania. Odpowiednio uporządkowane dokumenty zajmują znacznie mniej miejsca i łatwiej jest odszukać potrzebny dokument. Coraz częściej jednak, posiadanie archiwum jest wymogiem, przy ubieganiu się o nadanie certyfikatów jakości.

W ramach usługi jesteśmy gotowi doradzić jak zaprojektować pomieszczenie magazynowe archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, BHP, i ppoż. Przygotujemy instrukcję organizacji i działania archiwum zakładowego, oraz przeszkolimy pracownika wyznaczonego na stanowisko archiwisty zakładowego. Na indywidualne zapotrzebowanie klienta stworzymy procedury kancelaryjno-archiwalne, uwzględniające specyfikę działalności Państwa firmy. Instrukcja kancelaryjno archiwalna zawiera szczegółowe zasady postępowania z dokumentacją na wszystkich etapach jej obiegu.

Fumigacja

W przypadku gdy dokumenty uległy degradacji np. w skutek zalania wodą, z pomocą przychodzi fumigacja. Jest to proces niszczenia wszelkich bakterii, grzybów i szkodników przez poddanie dokumentów działaniu gazu, cała operacja odbywa się w specjalnej komorze fumigacyjnej i trwa średnio 5 dni. Papier poddany fumigacji jest w pełni bezpieczny dla człowieka, usunięcie szkodliwych czynników gwarantuje zatrzymanie procesu niszczenia akt. Jest to szczególnie ważne w sytuacji gdy przypadkowemu zalaniu uległy np. akta osobowe, które ustawowo należy przechowywać 50 lat.

Aby proces fumigacji przebiegł maksymalnie efektywnie ważne, jest odpowiednie przygotowanie dokumentów do fumigacji. Gaz wykorzystywany podczas fumigacji musi dotrzeć do każdego cala dokumentów, do osiągnięcia tego celu istotne jest odpowiednie posortowanie i ułożenie dokumentów. Archiwa Kujawsko-Pomorskie oferują usługę fumigacji w formie Door-to-door - odbieramy dokumenty od klienta, odpowiednio przygotowujemy, poddajemy fumigacji, dostarczamy pod wybrany adres.